Είναι γεγονός ότι το λειτουργικό κόστος του μηχανογραφικού εξοπλισμού κάθε γραφείου (εκτυπωτές, αντιγραφικά) ξεπερνά το κόστος της αγοράς του, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για μηχανήματα χαμηλής παραγωγικότητας. Η κατάλληλη χρήση των εκτυπωτών μιας επιχείρησης μπορεί να μειώσει και το κόστος λειτουργίας και ταυτόχρονα να επιτρέψει τον έλεγχο του πραγματικού κόστους που απαιτείται για την παραγωγή εντύπων. Ένα συχνό φαινόμενο που συναντάμε στις περισσότερες επιχειρήσεις είναι η ανομοιογένεια του εξοπλισμού που υπάρχει εγκατεστημένος μιας και τις περισσότερες φορές η προμήθεια του έχει γίνει κάτω από πίεση για την προσωρινή κάλυψη κάποιας ανάγκης που προέκυψε. Εκτυπωτές inkjet, εκτυπωτές έγχρωμοι χαμηλού κόστους και αντιγραφικά με δυνατότητες που δεν τις γνωρίζουν οι χρήστες, είναι μερικές από τις αιτίες που το λειτουργικό κόστος του μηχανογραφικού εξοπλισμού προσδιορίζεται με μεγάλη δυσκολία. Αν στα παραπάνω προσθέσουμε και τα απρόβλεπτα έξοδα από τις βλάβες που προκύπτουν στην διάρκεια ζωής ενός εκτυπωτή/αντιγραφικού τότε στο συνολικό κόστος λειτουργίας μόλις το 20% αντιπροσωπεύει το αρχικό κόστος αγοράς του εξοπλισμού. Το κρυφό κόστος λοιπόν θυμίζει το μοντέλο του παγόβουνου "iceberg", όπου το ορατό μέρος του είναι συνήθως πολύ μικρότερο από αυτό που κρύβεται κάτω από την επιφάνεια της θάλασσας (Visible Cost vs Hidden Cost).

MPS CONCEPT Managed Print Services Το σύστημα ολοκληρωμένης διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου μιας επιχείρησης που προτείνει η ACTIVE COMPUTER SYSTEMS σε συνεργασία με την Hewlett Packard, καθιστά εφικτή την μείωση του λειτουργικού κόστους έως και 30%. Βασικά Χαρακτηριστικά Finance-Operating Leasing Tο κόστος αγοράς νέου εξοπλισμού αποτελεί τις περισσότερες φορές ένα μεγάλο πονοκέφαλο για τις επιχειρήσεις οι οποίες αναγκάζονται να επενδύσουν σημαντικά ποσά για την αγορά του. Το σύστημα ολοκληρωμένης διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου (MPS), δίνει την εναλλακτική δυνατότητα στην επιχείρηση να αποκτήσει τον εξοπλισμό που επιθυμεί πληρώνοντας τμηματικά (36-60 μήνες) την αξία του η οποία θα περιλαμβάνεται στο συνολικό μηνιαίο κόστος του έργου. Product Portfolio Η μεγάλη γκάμα των προϊόντων της HP δίνει την δυνατότητα για σωστή κατανομή του εξοπλισμού ανάλογα με τις ανάγκες των τμημάτων σε μια επιχείρηση περιορίζοντας σημαντικά τις περιττές δαπάνες σε εξοπλισμό hardware. Εκτυπωτές και πολυμηχανήματα με ενσωματωμένες πρωτοποριακές τεχνολογίες (send to email, scan to folder) μειώνουν τον όγκο των εκτυπώσεων και δίνουν μεγάλες ευκολίες στους χρήστες. Control - Managed - Report Τα ηλεκτρονικά εργαλεία, HP Web Jet Admin που επιτρέπει τον έλεγχο των εκτυπώσεων παρέχοντας παράλληλα την δυνατότητα δημιουργίας αναφορών (reporting), Color Access Control που ελέγχει και περιορίζει σημαντικά τις έγχρωμες εκτυπώσεις και ο HP UPD (Universal Print Driver) που δίνει επιπλέον πλεονεκτήματα στον χρήστη κατά την εκτύπωση όπως κοινό περιβάλλον, αυτόματη υποστήριξη όλων των νέων εκτυπωτών, Secure print με χρήση PIN code, είναι τα βασικότερα σημεία που βασίζεται η λύση του MPS (Managed Print Services).