Η DocuWare είναι κορυφαίος πάροχος Document Managementκαι αυτοματισμού ροής εργασιών, που παρέχει την δυνατότητα στις επιχειρήσεις να ψηφιοποιήσουν και να εκσυγχρονίσουν τις έγγραφο-κεντρικές διαδικασίες τους. Ιδρύθηκε το 1988 και είναι πρωτοπόρος στον ψηφιακό μετασχηματισμό, συμβάλλοντας στην απρόσκοπτη μετάβαση των οργανισμών από τις βασισμένες στο χαρτί σε ψηφιακές ροές εργασίας. Η πλατφόρμα προσφέρει ολοκληρωμένες λειτουργίες όπως η σύλληψη εγγράφων, η ευρετηρίαση, η αποθήκευση, η ανάκτηση και η αυτοματοποιημένη ροή εργασιών, οι οποίες είναι σχεδιασμένες για την απλοποίηση των έγγραφο-κεντρικών διαδικασιών, την ενίσχυση της παραγωγικότητας αλλά και την βελτίωση της συνολικής αποδοτικότητας.

Πρόσφατα, η Activeανακοίνωσε τη συνεργασία της με την DocuWare. Μια συνεργασία που αποσκοπεί στην ενίσχυση των δυνατοτήτων ψηφιακού μετασχηματισμού των επιχειρήσεων, συνδυάζοντας τα ισχυρά χαρακτηριστικά διαχείρισης εγγράφων και αυτοματοποίησης ροής εργασιών της DocuWare με την ολοκληρωμένη υποστήριξη πληροφορικής και τις προσαρμοσμένες λύσεις της Active. Επιπλέον, η εξαγορά της DocuWare από την Ricoh ενισχύει περαιτέρω αυτή τη συνεργασία, παρέχοντας μια ολοκληρωμένη προσέγγιση στη διαχείριση εγγράφων που αξιοποιεί τα πλεονεκτήματα και των τριών εταιρειών.

Η διαχείριση εγγράφων εξελίσσεται αισθητά τις τελευταίεςδεκαετίες. Στο παρελθόν, οι επιχειρήσεις βασίζονταν σε μεγάλο βαθμό στα έντυπα έγγραφα, τα οποία απαιτούσαν φυσική αποθήκευση, χειροκίνητα συστήματα αρχειοθέτησης και ήταν ευάλωτα σε απώλεια ή ζημιά. Η μετάβαση στα ψηφιακά συστήματα διαχείρισης εγγράφων (DMS) αποτελεί σημαντική βελτίωση, παρέχοντας ταχύτερη ανάκτηση, καλύτερη οργάνωση και αυξημένη ασφάλεια. Η έλευση της τεχνολογίας cloud έχει μετατρέψει ακόμη περισσότερο το Document Management, παρέχονταςαπομακρυσμένη πρόσβαση και συνεργασία σε πραγματικό χρόνο.

Τα οφέλη αυτών των λειτουργιών είναι πολλαπλά. Εκτός απότην ενίσχυση της παραγωγικότητας μέσω της ταχύτερης ανάκτησης των εγγράφων και τον εξ’ ορθολογισμό των ροών εργασίας, οι εργαζόμενοι σπαταλούν λιγότερο χρόνο στην αναζήτηση εγγράφων και περισσότερο χρόνο σε εργασίες υψηλότερης αξίας. Επίσης, το DocuWare συμβάλλει στην εξοικονόμηση κόστους εξαλείφοντας τιςδιαδικασίες που βασίζονται στο χαρτί, με αποτέλεσμα τη μείωση του κόστους εκτύπωσης, αποθήκευσης αλλά και της χειρωνακτικής εργασίας. Επιπλέον, μέσω της κεντρικής αποθήκευσης εγγράφων και την πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο, οι ομάδες μπορούν να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά, ανεξάρτητα από τη φυσική τους τοποθεσία. Αυτό είναι ιδιαίτερα ωφέλιμο στα σημερινά απομακρυσμένα και υβριδικά περιβάλλοντα εργασίας.

Τέλος, προσφέρει βελτιωμένη ακρίβεια και συμμόρφωση, αφούη αυτοματοποίηση μειώνει τον κίνδυνο ανθρώπινου λάθους, διασφαλίζοντας ότι τα έγγραφα επεξεργάζονται με ακρίβεια. Τα χαρακτηριστικά ασφαλείας του DocuWare συμβάλλουν επίσης στη διατήρηση της συμμόρφωσης με τους κανονισμούς του κλάδου, προστατεύοντας τον οργανισμό από πιθανές νομικές και οικονομικές επιπτώσεις.

Η εγκατάσταση του DocuWareσε μια επιχείρηση είναι μια απλή διαδικασία. Περιλαμβάνει την αξιολόγηση των αναγκών διαχείρισης εγγράφων του οργανισμού, τη παραμετροποίηση του συστήματος ώστε να εναρμονιστεί με τις υφιστάμενες ροές εργασίας και την παροχή
εκπαίδευσης των χρηστών ώστε να διασφαλιστεί η απρόσκοπτη υιοθέτηση. Παράλληλα,
το DocuWare,επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν τις επενδύσεις τους σε άλλες
τεχνολογικές πλατφόρμες, προσφέροντας ευέλικτες επιλογές ενσωμάτωσης με τα
υφιστάμενα συστήματα και λογισμικά. Είτε πρόκειται για ενσωμάτωση με συστήματα ERP, CRM ήεφαρμογές τρίτων, συνδυάζεται αρμονικά με την υπάρχουσα υποδομή.

Η τεχνολογία εξελίσσεται και το ίδιο συμβαίνει και στοντομέα του Document Management.Οι νέες τεχνολογίες που αναπτύσσονται, όπως η τεχνητή νοημοσύνη (AI) και η
μηχανική μάθηση (ML), πρόκειται να ενισχύσουν περαιτέρω τις δυνατότητες των
συστημάτων Document Management. ΗDocυwareαξιοποιεί ήδη αυτές τις τεχνολογίες, παρέχοντας έξυπνη αναγνώριση εγγράφων, προηγμένη ανάλυση δεδομένων, εφαρμογές για κινητά τηλέφωνα, ανοίγοντας το δρόμο για πιο εξελιγμένες και αποτελεσματικές λύσεις διαχείρισης εγγράφων.

Η DocuWare ξεχωρίζει ως κορυφαίοςπάροχος Document Management και με την ενσωμάτωση του λογισμικού της, οι οργανισμοίδιασφαλίζουν ότι παραμένουν ανταγωνιστικοί και αποτελεσματικοί στο σημερινό ταχέως εξελισσόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον. Η Active, από την άλλη πλευρά,
είναι κορυφαίος πάροχος τεχνολογίας που εξειδικεύεται σε λύσεις και υπηρεσίες
πληροφορικής τόσο για τον δημόσιο όσο και για τον ιδιωτικό τομέα. Επομένως, αυτή
η συνεργασία αναμένεται να παρέχει στις επιχειρήσεις μια ακόμη πιο ισχυρή εργαλειοθήκη
για την αποτελεσματική και ασφαλή διαχείριση των εγγράφων τους, διασφαλίζοντας
ότι θα παραμείνουν μπροστά στην ψηφιακή εποχή.
 

Παναγιώτης Ζίζηλας, Product Development Manager